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内容証明の書き方

当事務所は売掛金、貸付金等の債権回収について、電話相談を無料にて承ります。個人の金銭問題についてもお気軽にどうぞ。
※ まずはこちらからご相談ください。

○ 用紙、文字数
○ 余白
○ 使用できる文字、数字、記号
○ 形式
○ 文字の訂正、挿入、削除
○ 作成通数


用紙、文字数

内容証明の用紙は自由ですが、市販の内容証明用紙を使われる方が多いのではないでしょうか?内容証明には文字数の制限がありますから、手書きの場合であればこの用紙を使うほうが文字数を気にしながら文章を書かなくてよいため便利かもしれません。この用紙は縦書きにも横書きにも使えます。

また、内容証明はワードや一太郎といったワープロソフトを使ってパソコンで作成することもできます。A4版サイズの紙を縦に用いて横書きで作成するのが現在の主流になっています。

上記のとおり、内容証明には1枚あたりの文字数を1行20字26行以内もしくは26字20行以内にしなければならないという制限があります。パソコンで作成する場合には、半角の文字や記号が入って1行の文字数をオーバーすることがないように注意してください。


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余白

パソコンで上記のような横書きの内容証明を作成する場合、用紙の左右は3cm程度、下はやや広めに(ここに郵便局の判が入ります)7~8cm程度の余白を作っておきます。


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使用できる文字、数字、記号

内容証明では、仮名(ひらがな・カタカナ)、漢字、数字(算用数字、漢数字)が使用できます。英字は固有名詞にしか使えません。

なお、算用数字は半角でも全角でも1字として、句点「。」読点「、」もそれぞれ1字として字数に数えられますが、記号については2字や3字として扱われるものもあります。

記号については、例えば「cm」を「センチメートル」と表示するなど、あまり使わないほうが無難かもしれません。下記の表を参考にしてみてください。

% + - = 1字としてカウントする。
m(メートル) 1字としてカウントする。
「 」 『 』 ( ) 1組で1字としてカウントする。
cm ㎏ ㎡ 2字としてカウントする。
① (1) 2字としてカウントする。
※ 但し、序列を示す記号として認められるものは1字としてカウントする。例えば「①10万円、②20万円」としている場合、①②はそれぞれ1字としてカウントする。
No. 3字としてカウントする。

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形式

タイトルはあってもなくても良いのですが「通知書」、「請求書」などと入れるのが一般的です。そして、最後に「年月日」、「差出人の住所・氏名」、「受取人の住所・氏名」を記入し、印鑑(三文判で構いません)を差出人の氏名の下部に押印します。さらに文書が2枚以上になるときはホチキスで綴じ合わせて、つなぎ目に印鑑を押して(契印)これで完成です。


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文字の訂正、挿入、削除

文字を挿入するには、「V」などの記号を使って文字を書き加え、そして欄外に「○字加入」と書き押印します。また文字を削除するには、消した文字がなお読めるように2本線で抹消し、欄外に「○字削除」と書いて押印します。さらに文字を訂正するには、2本線で抹消し、その隣の余白に正しい文字を書くとともに、欄外に「○字訂正」あるいは「○字削除、×字加入」と書き、そこに押印します。修正液を使用したり、「×」で文字を消すといった方法は内容証明では認められていません。


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作成通数

受取人が1名の場合、受取人用、郵便局保管用、差出人控え用の最低3通の同一内容の文書が必要です。2名の受取人に同一文書を送付する場合は4通です。パソコンで作成した場合は必要通数をプリントアウトするだけです。手書きの場合は1通だけ作成して残りはコピーしたもので構いません。


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